Co podpisujesz, klikając „wyrażam zgodę” w formularzu

Kwadracik to nie formalność. To zapis w czyjejś bazie

Zacznijmy od tego, co się właściwie dzieje po kliknięciu, bo to tłumaczy resztę.

Większość ludzi myśli o zgodzie jak o przeszkodzie. Coś, co trzeba odklikać, żeby formularz się wysłał. Tak to wygląda z zewnątrz i dlatego nikt tego nie czyta.

Po drugiej stronie dzieje się coś innego. Powstaje wiersz w bazie. Jest w nim Twój adres, data i godzina, oraz - i to jest sedno - dokładne brzmienie zdania, na które kliknąłeś.

Zapisuje się treść, nie sam fakt kliknięcia. To ma znaczenie, bo firma może później zmienić tekst zgody na stronie. Twój zapis zostaje z tym, co widziałeś Ty, w dniu, w którym to robiłeś.

Wyobraź sobie pokwitowanie. Nie jest ważne, że je wziąłeś. Ważne jest, co na nim wydrukowano. Zgoda działa tak samo, tylko pokwitowanie zostaje u sprzedawcy.

Jest w tym coś jeszcze. Ty tego pokwitowania nie masz. Nie dostajesz kopii na maila i nie widzisz go nigdzie u siebie.

Dlatego jedyna chwila, w której możesz to przeczytać, jest ta jedna sekunda przed kliknięciem. Potem tekst żyje już bez Ciebie.

Zanim pójdę dalej, jedna rzecz od razu. Nie tłumaczę tu przepisów. Nie jestem prawnikiem i nie będę udawał, że wiem, co komu wolno.

Opowiadam o czymś innym: jak to wygląda od strony inżynierskiej i jak my sami to u siebie zrobiliśmy. Wszystko poniżej możesz sprawdzić w naszych dokumentach, bo są jawne.

Cztery różne zgody, które ludzie biorą za jedną

U nas pod formularzem nie ma jednego kwadracika. Są cztery osobne zgody i każda otwiera co innego.

Pierwsza dotyczy samego pytania. Zgadzasz się, żebyśmy w ogóle mogli przyjąć to, co napisałeś, i coś z tym zrobić. Bez niej nie ma o czym rozmawiać, bo nie byłoby gdzie tego zapisać.

Druga dotyczy kontaktu zwrotnego. To zgoda na to, żebyśmy Ci odpowiedzieli. Brzmi jak oczywistość, ale nią nie jest, bo odpowiedź to już nasze działanie, nie Twoje.

Trzecia to lista mailowa, czyli newsletter. U nas stoi wprost, że jest w pełni dobrowolna. Możesz jej nie zaznaczyć i to niczego nie psuje - odpowiedź i tak dostaniesz.

Czwarta dotyczy liczenia odwiedzin na stronie. To ta, którą klikasz w pasku na dole, zanim w ogóle dojdziesz do formularza. U nas przed Twoją zgodą działają tylko rzeczy niezbędne do wyświetlenia strony.

Po co ten podział? Bo jedna wspólna zgoda znaczy tyle, że każdy, kto o cokolwiek zapyta, ląduje na liście mailowej. To wygodne dla firmy i nieuczciwe wobec człowieka.

Zwróć uwagę na test, który to sprawdza w pięć sekund. Jeśli formularz ma jeden kwadracik na wszystko, to znaczy, że pytanie o wycenę i zapis na listę są tą samą decyzją. A nie są.

Najkonkretniejsze pytanie: jak długo to u nich leży

To pytanie pada najczęściej i najrzadziej dostaje konkretną odpowiedź. U nas odpowiedź jest w dokumencie i brzmi tak.

Pytanie z formularza trzymamy trzy lata od ostatniego kontaktu. Zwróć uwagę na słowo „ostatniego”. Zegar rusza od nowa przy każdej kolejnej wiadomości, a nie od pierwszej.

Zapis na spotkanie trzymamy rok od terminu. Krócej, bo to sprawa jednorazowa i po roku nie ma po co do niej wracać.

Listę mailową trzymamy, póki się nie wypiszesz. Tu nie ma z góry ustalonego końca, bo to Ty wybierasz, kiedy koniec.

I teraz rzecz, która zaskakuje najbardziej. Gdy się wypiszesz, zostaje u nas dowód, że kiedyś się zapisałeś. Trzymamy go jeszcze trzy lata.

Brzmi to sprzecznie, więc wyjaśnię, po co tak jest. Gdyby ktoś kiedyś zapytał, czemu dostawał od nas maile, musimy umieć pokazać, że sam się zapisał, i kiedy. Bez tego zapisu zostaje słowo przeciw słowu.

Ten dowód to nie jest cała Twoja historia. To ślad po jednej decyzji, a nie powód, żeby dalej pisać. Sama wysyłka kończy się w chwili wypisu.

Dane konta trzymamy tak długo, jak konto istnieje. Kasujesz konto, kończy się i to.

Po co w ogóle podawać takie liczby na stronie? Z prostego powodu. Firma, która nie umie powiedzieć, jak długo coś trzyma, zwykle nie trzyma tego w jednym miejscu.

To dobry test na kogoś, komu zostawiasz swój adres. Wejdź na dół strony i poszukaj tych liczb. Albo są, albo ich nie ma, i to mówi więcej niż całe zdanie o dbaniu o dane.

Cofnięcie zgody i to, czego ono nie odkręca

Skoro zgoda jest zapisem, to jej cofnięcie też jest zapisem. Warto rozumieć, co dokładnie zmienia.

U nas zapisane jest, że zgodę można cofnąć w każdej chwili i bez podawania powodu. Bez tłumaczenia się i bez pytania, czy na pewno.

Jest natomiast granica i nie ma sensu jej ukrywać. Cofnięcie działa na przyszłość. Nie odkręca tego, co stało się wcześniej, gdy zgoda jeszcze działała.

Przykład jest prosty. Jeśli dostałeś od nas dziesięć maili, a dziś cofasz zgodę, to jedenasty nie przyjdzie. Te dziesięć zostaje wysłanych i nikt tego nie cofnie.

Nasza polityka wymienia jeszcze kilka rzeczy, o które można nas poprosić. O dostęp do swoich danych, o poprawkę, o usunięcie, o ograniczenie tego, co z nimi robimy, o przeniesienie ich gdzie indziej i o sprzeciw. Wymienia też urząd, do którego można się poskarżyć, jeśli uznasz, że zrobiliśmy coś źle.

Na odpowiedź dajemy sobie miesiąc. Piszesz na adres z naszej strony i tyle - nie ma osobnego formularza ani procedury.

Jedno zastrzeżenie, żeby było jasne. Wymieniam to, co stoi u NAS i do czego my się zobowiązujemy. Nie mówię, co ma w swoim dokumencie inna firma ani czego możesz od niej oczekiwać.

Kwadrans, jeśli to Ty stawiasz formularz

Druga połowa czytających prowadzi firmę i ma na stronie własny formularz. Ta część jest dla nich.

Nie powiem Ci, co musisz mieć, bo to nie moja rola. Powiem, co sprawdzam u siebie i co bym sprawdził, gdyby to była Twoja strona.

Zacznij od najprostszego. Wyślij własny formularz i zobacz, co się dzieje. Zaskakująco często okazuje się, że nikt tego nie robił od miesięcy.

Potem popatrz na kwadraciki oczami kogoś, kto pierwszy raz wchodzi na Twoją stronę i nie zna Twojej firmy.

Ta osoba nie wie, czy jesteś rzetelny. Czyta trzy zdania i na tej podstawie zgaduje. Krótki, jasny tekst zgody czyta się jak porządek. Długi i zawiły czyta się jak coś do ukrycia, nawet gdy nic nie jest ukryte.

Najczęstszy błąd, jaki widuję, nie jest wcale prawny. Jest techniczny. Adres ląduje w trzech systemach naraz, a wypisanie działa tylko w jednym. Reszta wysyła dalej, bo nikt jej o niczym nie powiadomił.

• Wypełnij własny formularz i sprawdź, czy wiadomość w ogóle dochodzi i gdzie ląduje.
• Policz kwadraciki. Jeden na wszystko to znak, że zapytanie i lista mailowa są sklejone w jedną decyzję.
• Sprawdź, czy któryś jest zaznaczony z góry. Jeśli tak, człowiek zgodził się, nie robiąc niczego.
• Przeczytaj treść każdej zgody na głos. Jeśli musisz przeczytać dwa razy, przeczyta ją zero osób.
• Sprawdź, czy zapisujecie treść zgody, czy tylko sam fakt kliknięcia. To różnica, która wychodzi dopiero przy sporze.
• Znajdź w swoich systemach wszystkie miejsca, w których siedzi ten sam adres e-mail. Formularz, lista mailowa, baza kontaktów, arkusz. Zwykle jest ich więcej, niż się pamięta.
• Wypisz sam siebie z listy i sprawdź, czy adres znika ze wszystkich tych miejsc, czy tylko z jednego.
• Zapisz, jak długo trzymacie każdy rodzaj danych. Jeśli nikt w firmie nie zna odpowiedzi, to jest pierwsza rzecz do ustalenia.

To nie jest porada prawna i nie jest wzór do skopiowania

Ta sekcja jest najważniejsza w całym tekście i nie jest formalnością.

Nie jesteśmy kancelarią. Nie tłumaczę przepisów, nie mówię, co jest wymagane, i nie oceniam, czy Twój formularz jest w porządku. Nie wolno mi tego robić i nie zamierzam tego obchodzić ostrożnym słownictwem.

Wszystko powyżej to opis jednego wdrożenia: naszego. Pokazuję je dlatego, że jest jawne i można je sprawdzić, a nie dlatego, że jest wzorem.

Nie kopiuj naszych zgód do siebie. Nasza firma robi co innego niż Twoja, zbiera inne dane i w innym celu. To, co pasuje do agencji marketingowej, nie musi pasować do gabinetu, sklepu ani warsztatu.

Jeśli masz wątpliwość, czy u Ciebie jest dobrze, to jest pytanie do prawnika, nie do nas. My możemy pomóc przy stronie technicznej: gdzie te dane lecą, w ilu miejscach leżą i co się dzieje po wypisaniu. Treść zgód niech napisze ktoś, kto się na tym zna.

Jest jeszcze jedna granica, o której warto powiedzieć. Ten tekst nie mówi, jak zachowują się inne firmy. Zna tylko nasz dokument. Jeśli chcesz wiedzieć, co robi z Twoimi danymi ktoś inny, jego polityka jest zwykle na dole strony i warto ją otworzyć - to naprawdę kwadrans.

Prowadzimy agencję w Raciborzu i pracujemy w całej Polsce. W małych firmach z naszego regionu ten temat wraca zwykle w tym samym momencie. Ktoś prosi o usunięcie swoich danych, a w firmie nikt nie wie, w ilu miejscach one leżą. Wtedy okazuje się, że to nie jest sprawa papierów, tylko porządku w systemach.

Skąd to wiemy

Wszystko, co opisałem, pochodzi z naszych własnych, jawnych dokumentów. Adresy są pod tekstem i możesz je otworzyć.

Cztery zgody, cele, zakres zbieranych danych, okresy trzymania oraz zasady cofnięcia pochodzą z naszej polityki prywatności. Opis tego, co robimy ze spinaniem formularzy z bazą kontaktów, pochodzi ze strony naszej oferty. Nazwa firmy i adres, pod którym siedzi ta cała odpowiedzialność, też są w polityce.

Czego tu nie ma i dlaczego. Chciałem podać dosłowne brzmienie kwadracików z żywego formularza. Nie udało się ich odczytać, bo formularz dorysowuje się w przeglądarce, a nasze narzędzie widzi tylko to, co przychodzi z serwera. Opis czterech zgód pochodzi więc z polityki prywatności, nie z samego formularza. To rzetelne źródło, ale wolę, żebyś wiedział, które dokładnie.

Nie ma tu też ani jednego zdania o przepisach, i to jest wybór, nie przeoczenie.