Polityka prywatności

1. Kto odpowiada za Twoje dane

Administratorem Twoich danych osobowych jest Kasima Sp. z o.o., ul. Opawska 31/2A, 47-400 Racibórz, NIP PL 6392018830. To znaczy, że to my decydujemy, po co i w jaki sposób Twoje dane są przetwarzane, i to od nas możesz wymagać wyjaśnień.

W sprawach danych osobowych napisz na biuro@kasima.pl albo zadzwoń pod +48 506 794 948. Osobnej skrzynki tylko do takich spraw nie mamy - wszystko trafia na ten sam adres i tam się tym zajmujemy.

Gdy piszemy dalej „RODO”, chodzi o rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 o ochronie danych osobowych.

2. Skąd mamy Twoje dane

Prawie zawsze od Ciebie: wpisujesz je w formularz kontaktowy, w rezerwację spotkania albo w zapis na newsletter. Wyjątki są trzy i opisujemy je osobno - dane, które Twoja przeglądarka wysyła przy wejściu na stronę do narzędzi analitycznych i reklamowych, o ile się na nie zgodzisz (punkt 7), opinie o nas pobierane z naszego profilu w Google (punkt 9) oraz dane o współpracy z naszej kartoteki klientów, które przekazujemy do GetResponse wyłącznie wtedy, gdy zapiszesz się na newsletter w panelu (punkt 5).

Nie prosimy nigdzie na tej stronie o numer PESEL, numer dokumentu, dane karty ani o dane wrażliwe - na przykład o zdrowie czy poglądy. Jeśli wpiszesz je z własnej inicjatywy w treść wiadomości, trafią do nas razem z nią, więc lepiej tego nie robić.

3. Formularz kontaktowy

Dane z formularza zbieramy po jedno: żeby odpowiedzieć na Twoje zapytanie. Nie dopisujemy Cię do żadnej listy mailingowej i nie wysyłamy tych danych do żadnego narzędzia marketingowego.

Podstawa prawna to art. 6 ust. 1 lit. b RODO - podejmowanie działań na Twoje żądanie, zanim zawrzemy umowę. Jeśli Twoje pytanie nie zmierza do współpracy, podstawą jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO, czyli nasz uzasadniony interes w tym, żeby odpowiedzieć osobie, która do nas napisała.

Przy wysyłce zaznaczasz dwa okienka: zgodę na przetwarzanie danych i zgodę na kontakt zwrotny. Zapisujemy je razem z pełną treścią, którą miałeś na ekranie, numerem wersji i chwilą kliknięcia. Nie po to, żeby robić bazę zgód, tylko po to, żeby dało się odtworzyć, na co dokładnie zgodziłeś się tamtego dnia.

Dwie rzeczy dopisują się do treści wiadomości same, więc mówimy o tym wprost. Jeśli wejdziesz na formularz z odnośnika przy konkretnej usłudze, w polu wiadomości pojawi się gotowe zdanie z nazwą tej usługi. Jeśli skorzystasz z konfiguratora zakresu, do wysyłanej wiadomości dopisze się linijka z wybranymi przez Ciebie usługami. Oba dopiski widzisz przed wysłaniem i możesz je skasować.

Wiadomość trafia w dwa miejsca naraz: do naszej bazy i na skrzynkę biura. Kopię swojej wiadomości dostajesz też Ty, na podany adres. Nie ma w niej obietnicy terminu odpowiedzi, bo nie chcemy obiecywać czegoś, czego nie pilnuje żaden mechanizm.

• Imię - wymagane.
• Nazwisko - opcjonalne.
• Adres e-mail - wymagany, bo bez niego nie mamy jak odpowiedzieć.
• Numer telefonu - opcjonalny.
• Treść wiadomości - wymagana. To Ty decydujesz, co w niej napiszesz.
• Data wysłania zapytania.

4. Rezerwacja spotkania

Rezerwując rozmowę, podajesz imię, adres e-mail i temat rozmowy - to pola wymagane. Nazwisko i telefon są opcjonalne. Do tego zapisujemy wybrany przez Ciebie termin i kalendarz, w którym rezerwujesz.

Podstawa prawna jest ta sama, co przy formularzu: art. 6 ust. 1 lit. b RODO, a przy rozmowach niezmierzających do współpracy - art. 6 ust. 1 lit. f RODO. Zaznaczasz też te same zgody, co w formularzu, i tak samo zapisujemy ich pełną treść razem z datą.

Powiadomienie o rezerwacji dostaje osoba, która ma poprowadzić spotkanie - na swój służbowy adres, a gdy go nie ma, na skrzynkę biura. Ty dostajesz potwierdzenie z terminem, długością spotkania i tematem, który podałeś.

W potwierdzeniu jest link do odwołania rezerwacji. Samo wejście na ten adres niczego nie odwołuje - liczy się dopiero kliknięcie przycisku na stronie, bo skanery odnośników w programach pocztowych otwierają wszystkie linki po kolei. Po odwołaniu termin od razu wraca do puli wolnych godzin.

Ten link jest jedynym kluczem do Twojej rezerwacji, bo do jej odwołania nie trzeba się logować. Traktuj go jak hasło i nie przekazuj dalej.

5. Newsletter

Na stronie zapis na newsletter jest tylko w jednym miejscu - w Strefie wiedzy. Nie ma wyskakujących okien, nie ma zapisu przy próbie wyjścia i nie ma pytania o zapis przy okazji innych formularzy. Osobno, wyłącznie dla osób z kontem w panelu, jest zapis w panelu - opisujemy go na końcu tego punktu.

Podajesz sam adres e-mail. Podstawa prawna to Twoja zgoda - art. 6 ust. 1 lit. a RODO. Cel jest jeden: wysyłanie newslettera o naszej pracy i o tym, co publikujemy.

Zapis ma dwa kroki. Po wysłaniu formularza dostajesz jedną wiadomość z prośbą o potwierdzenie i dopóki nie klikniesz w link z tej wiadomości, nie wysyłamy Ci nic więcej. Dzięki temu cudzy adres, wpisany przez pomyłkę albo złośliwie, nigdy nie trafia do wysyłki.

Listę i dowód zgody prowadzimy u siebie, w bazie serwisu. Prośbę o potwierdzenie wysyłamy z własnego serwera poczty. Dopiero po kliknięciu w link z tej wiadomości przekazujemy Twój adres e-mail oraz adres IP, z którego wysłałeś zapis, do GetResponse - narzędzia, którym wysyłamy newsletter i wiadomość powitalną; GetResponse zapisuje te dane przy kontakcie. Do chwili potwierdzenia nic tam nie trafia.

Razem z adresem zapisujemy dowód Twojej zgody: jej pełne brzmienie i numer wersji, datę i godzinę, miejsce na stronie, z którego wyszedł zapis, a także adres IP i identyfikator przeglądarki. Te dwie ostatnie rzeczy są po to, żeby po latach dało się odróżnić zapis zrobiony własnoręcznie od cudzego adresu wpisanego przez kogoś innego.

Wypisujesz się odnośnikiem, który jest w każdej wiadomości od nas - także w tej pierwszej, z prośbą o potwierdzenie. Robisz to w każdej chwili i bez podawania powodu; jest to jednocześnie cofnięcie zgody. Wypisanie w którymkolwiek miejscu zdejmuje adres z listy w GetResponse i u nas. Wypisanie nie kasuje dowodu zgody: stawiamy przy nim datę rezygnacji, żeby dało się odtworzyć, na co i kiedy się zgodziłeś.

Zapis w panelu. Jeśli masz konto w panelu klienta, partnera albo programu poleceń, proponujemy zapis przy pierwszym logowaniu - jako osobne, domyślnie puste pole obok dokumentów do przyjęcia - oraz w ustawieniach konta, gdzie możesz się też w każdej chwili wypisać. Ta zgoda jest szersza niż zapis ze Strefy wiedzy: treść newslettera dobieramy wtedy do Twojej współpracy z nami, czyli profilujemy (punkt 15). Podstawa prawna to Twoja zgoda - art. 6 ust. 1 lit. a RODO.

Przy zapisie w panelu przekazujemy do GetResponse, oprócz adresu e-mail i adresu IP: imię i nazwisko z konta, nazwę firmy, rodzaj współpracy (klient, partner, afiliant), jej status, obszary usług, z których firma aktualnie korzysta, datę rozpoczęcia współpracy, informację, skąd firma o nas usłyszała, imię i nazwisko opiekuna po naszej stronie oraz to, gdzie i w jakiej wersji zgody się zapisałeś. Gdy te dane się zmienią, aktualizujemy je. Nie przekazujemy kwot, stawek, rozliczeń, NIP-u ani adresu, a o osobach, które się nie zapisały, nie przekazujemy niczego. Kopię tego, co wysłaliśmy, trzymamy u siebie, żeby móc odpowiedzieć na pytanie, co o Tobie przekazaliśmy.

Zapis w panelu nie ma drugiego kroku mailem: adres konta jest już potwierdzony, bo każde logowanie wymaga kodu wysłanego właśnie na ten adres. Dowód zgody zapisujemy tak samo jak przy zapisie ze strony, razem z kontem, z którego ją złożono. Wypisanie w ustawieniach konta albo odnośnikiem w newsletterze zdejmuje adres z listy w GetResponse i kasuje u nas kopię przekazanych danych o współpracy.

6. Konto w serwisie

Jeśli masz u nas konto, przetwarzamy adres e-mail, nazwę konta, hasło w postaci skrótu, rodzaj konta i datę ostatniej zmiany hasła. Konto nie zbiera numeru telefonu, adresu ani danych rozliczeniowych.

Podstawa prawna to art. 6 ust. 1 lit. b RODO - prowadzenie konta jest częścią naszej umowy - oraz art. 6 ust. 1 lit. f RODO w tym, co dotyczy bezpieczeństwa logowania.

Zalogowanie utrzymuje ciasteczko ważne 14 dni. Wygasłą sesję kasujemy przy pierwszej próbie użycia, a zmiana hasła zamyka sesje na pozostałych urządzeniach.

Link do ustawienia nowego hasła wysyłamy mailem. W bazie zostaje wyłącznie jego skrót, link jest ważny 60 minut i działa raz; nowa prośba unieważnia poprzednią, a po zmianie hasła zamykamy wszystkie sesje konta.

Nieudane próby logowania liczymy w oknie 15 minut - po ósmej próbie konto jest chwilowo zablokowane. Licznik jest powiązany z adresem e-mail i adresem IP, o ile serwer nam ten adres przekazuje. Poza tym licznikiem adres IP zapisujemy w serwisie tylko w jednym miejscu: w dowodzie zgody na newsletter, o którym mówi punkt 5.

7. Analityka i reklama - dopiero po Twojej zgodzie

Na stronie może działać Google Analytics 4 i Menedżer tagów Google. Opisujemy je osobno i dokładniej niż resztę, bo ważniejsza od nazwy narzędzia jest tu kolejność zdarzeń.

Skrypt Google nie wczytuje się, dopóki nie zgodzisz się na analitykę w oknie zgód. Przed Twoją decyzją do Google nie idzie nic: ani sygnał o wejściu na stronę, ani adres IP, ani adres strony, na której jesteś. Odrzucenie analityki jest tak samo łatwe jak jej przyjęcie i nie ogranicza żadnej funkcji strony.

Gdy zgodzisz się na analitykę, skrypt wczytuje się od razu, bez przeładowania strony, i od tej chwili Google może odbierać sygnały o wejściach oraz zapisywać ciasteczka, które pozwalają odróżnić kolejne wizyty. Skracamy im życie do 30 dni zamiast domyślnych dwóch lat.

Oprócz narzędzi Google na stronie działa Metricool, który liczy odwiedziny. Nie zapisuje on niczego na Twoim urządzeniu - nie ustawia żadnego ciasteczka - ale po Twojej zgodzie na analitykę otrzymuje adres odwiedzanej strony, adres strony, z której przyszedłeś, rozmiar okna przeglądarki oraz, jak przy każdym połączeniu, adres IP.

Osobną kategorią jest marketing i reklama. Jeśli zgodzisz się także na nią, uruchamiamy piksel Meta. Pozwala on mierzyć skuteczność naszych reklam na Facebooku i Instagramie oraz pokazywać je osobom, które odwiedziły naszą stronę. Piksel zapisuje dwa ciasteczka, _fbp i _fbc, oba na 90 dni.

Zgoda na analitykę i zgoda na marketing są niezależne - możesz przyjąć jedną i odrzucić drugą. Dopóki nie zgodzisz się na marketing, sygnały reklamowe Google są ustawione na odmowę, a piksel Meta w ogóle się nie wczytuje. Na stronach, których adres zawiera jednorazowy token - na przykład przy ofercie, kwocie do zatwierdzenia albo podglądzie briefu - nie uruchamiamy żadnego z tych narzędzi, nawet po Twojej zgodzie.

W statystykach oglądamy zestawienia zbiorcze - ile osób weszło i co czyta - a nie pojedyncze osoby z imienia i nazwiska.

Podstawą przetwarzania danych w ramach analityki jest Twoja zgoda: art. 6 ust. 1 lit. a RODO. Dostęp do informacji na Twoim urządzeniu następuje po zgodzie wymaganej art. 399 Prawa komunikacji elektronicznej.

Zgodę cofniesz w każdej chwili - w stopce strony jest przycisk ustawień ciasteczek. Przy odmowie kasujemy ciasteczka Google, które zdążyły powstać, i przeładowujemy stronę, żeby skrypt zniknął z pamięci przeglądarki. Cofnięcie nie wpływa na zgodność z prawem pomiarów wykonanych wcześniej.

8. Ciasteczka

Ciasteczka i podobne technologie opisujemy w osobnym dokumencie, bo tam jest miejsce na pełną tabelę: nazwa, po co, jak długo i czyje. Znajdziesz ją w polityce cookies pod adresem /polityka-cookies. W skrócie: bez pytania używamy tylko tego, bez czego strona nie działa albo nie zapamiętałaby Twojego wyboru z okna zgód i Twojego zalogowania w panelu. Wszystko poza tym, czyli dziś analityka, czeka na Twoją decyzję. Sam wybór zapamiętujemy w ciasteczku na 12 miesięcy i nie dokładamy do niego żadnego identyfikatora, adresu IP ani odcisku przeglądarki.

9. Opinie o nas z Google

Na stronie pokazujemy opinie, które klienci wystawili nam w Google. Pobieramy je z naszego profilu w Google razem z podpisem autora i oceną, dokładnie w tej postaci, w jakiej są publicznie widoczne w Google. Nie zmieniamy ich treści.

Podstawą jest nasz uzasadniony interes w pokazywaniu, jak oceniana jest nasza praca - art. 6 ust. 1 lit. f RODO. Jeśli jesteś autorem opinii i nie chcesz, żeby była widoczna u nas, napisz na biuro@kasima.pl - zdejmiemy ją ze strony.

10. Komu przekazujemy dane

Poniższa tabela wymienia wszystkich odbiorców. Poza nimi Twoich danych nikomu nie przekazujemy, nie sprzedajemy ich i nie wymieniamy się nimi w celach marketingowych.

11. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

Zapytania, rezerwacje i konta zostają u naszego dostawcy hostingu oraz na naszym serwerze poczty. Zapis na newsletter zostaje u nas w bazie, a po potwierdzeniu adres - przy zapisie w panelu razem z danymi o współpracy - trafia do GetResponse (punkt 10).

Usługi Google świadczy użytkownikom z Europejskiego Obszaru Gospodarczego spółka Google Ireland Limited z siedzibą w Dublinie. W ramach grupy Google dane mogą być jednak przetwarzane także na serwerach poza tym obszarem, w tym w Stanach Zjednoczonych.

Podstawą takiego przekazania są standardowe klauzule umowne zatwierdzone przez Komisję Europejską (art. 46 ust. 2 lit. c RODO) oraz Ramy Ochrony Danych UE-USA, czyli EU-US Data Privacy Framework, do których przystąpiło Google LLC. Komisja Europejska stwierdziła, że przekazywanie danych organizacjom certyfikowanym w tych ramach zapewnia odpowiedni stopień ochrony (art. 45 RODO).

Metricool świadczy spółka METRICOOL SOFTWARE, S.L. z siedzibą w Madrycie, czyli wewnątrz Europejskiego Obszaru Gospodarczego.

GetResponse świadczy spółka GetResponse S.A. z siedzibą w Gdańsku, czyli wewnątrz Europejskiego Obszaru Gospodarczego. Według jej polityki prywatności niektóre funkcje usługi mogą przekazywać dane poza ten obszar - na podstawie decyzji Komisji Europejskiej o odpowiednim stopniu ochrony albo standardowych klauzul umownych.

Usługi Meta świadczy użytkownikom z Europejskiego Obszaru Gospodarczego spółka Meta Platforms Ireland Limited z siedzibą w Dublinie. W ramach grupy Meta dane mogą być przetwarzane także poza tym obszarem, w tym w Stanach Zjednoczonych. Podstawą takiego przekazania są mechanizmy wskazane przez Meta w jej warunkach ochrony danych, w tym standardowe klauzule umowne zatwierdzone przez Komisję Europejską (art. 46 ust. 2 lit. c RODO).

12. Jak długo trzymamy dane

Poniżej podajemy, jak długo trzymamy poszczególne dane. Jeśli chcesz, żebyśmy usunęli Twoje dane wcześniej, napisz - jak to zrobić, mówi punkt 13.

13. Twoje prawa

Każde z tych praw realizujesz, pisząc na biuro@kasima.pl. Nie mamy osobnego formularza ani ekranu do takich żądań - obsługujemy je ręcznie, mailem.

Na odpowiedź przepisy dają nam miesiąc, a przy sprawach złożonych pozwalają ten termin przedłużyć, uprzedzając Cię o tym (art. 12 ust. 3 RODO).

• Dostęp - możesz zapytać, czy i jakie dane o Tobie mamy, i poprosić o ich kopię.
• Sprostowanie - jeśli coś się nie zgadza albo jest nieaktualne, poprawimy.
• Usunięcie - możesz poprosić o skasowanie danych; zrobimy to, o ile nic nie każe nam ich zatrzymać.
• Ograniczenie przetwarzania - możesz żądać, żebyśmy dane wyłącznie przechowywali i nic więcej z nimi nie robili, dopóki nie wyjaśnimy spornej sprawy.
• Przenoszenie - dane, które podałeś na podstawie zgody albo umowy, wydamy Ci w postaci nadającej się do odczytu maszynowego, a jeśli to technicznie możliwe, prześlemy je wskazanemu administratorowi.
• Sprzeciw - wobec przetwarzania, które opieramy na uzasadnionym interesie.
• Cofnięcie zgody - w każdej chwili i bez podawania powodu. Cofnięcie działa na przyszłość: nie unieważnia tego, co zgodnie z prawem zrobiliśmy wcześniej.
• Skarga - do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, uodo.gov.pl.

14. Czy musisz podawać dane

Nie musisz. Żadnego pola na tej stronie nie wymaga od Ciebie przepis - wszystko podajesz dobrowolnie. Ma to jednak praktyczne skutki: bez imienia, adresu e-mail i treści wiadomości nie odpowiemy na zapytanie, bez adresu e-mail nie zarezerwujesz spotkania ani nie dostaniesz newslettera. Nazwisko i telefon możesz spokojnie zostawić puste.

Zgoda na newsletter jest osobna i całkowicie dobrowolna. Formularz kontaktowy i rezerwacja spotkania w ogóle o nią nie pytają, a jej brak nigdy nie wpływa na to, czy i jak obsłużymy Twoje zapytanie. W panelu propozycja zapisu stoi obok dokumentów do przyjęcia, ale jest od nich niezależna: pole jest domyślnie puste, a jego pominięcie nie wpływa na konto ani na współpracę.

15. Profilowanie i decyzje podejmowane automatycznie

Nie podejmujemy wobec Ciebie decyzji w sposób zautomatyzowany. Nie ma u nas mechanizmu, który oceniałby Cię, punktował albo rozstrzygał o czymkolwiek na podstawie tego, co czytasz albo co wpiszesz w formularz. Statystyki z analityki oglądamy wyłącznie zbiorczo.

Jedno zastrzeżenie, i mówimy o nim wprost: jeśli zgodzisz się na marketing, piksel Meta przekazuje Meta informację o Twojej wizycie, a Meta może na tej podstawie zaliczyć Cię do grupy odbiorców naszych reklam. To jest profilowanie w celach reklamowych i wykonuje je Meta, nie my - my nie dostajemy od niej ani Twoich danych, ani listy takich osób. Dzieje się to wyłącznie po Twojej zgodzie na kategorię „Marketing i reklama” i ustaje, gdy ją cofniesz.

Drugie zastrzeżenie dotyczy newslettera zamówionego w panelu. Jeśli się na to zgodzisz, dobieramy jego treść do Twojej współpracy z nami - na przykład do obszarów usług, z których korzysta Twoja firma, albo do tego, czy jesteś klientem, czy partnerem. To jest profilowanie w rozumieniu RODO. Służy wyłącznie wyborowi tematów newslettera: nie podejmujemy na tej podstawie decyzji, które wywoływałyby wobec Ciebie skutki prawne albo w podobny sposób istotnie na Ciebie wpływały. Odbywa się tylko za Twoją zgodą i kończy się z wypisaniem (punkt 5).

16. Jak chronimy dane

Hasła do kont trzymamy wyłącznie jako skrót, więc nikt - łącznie z nami - nie odczyta z bazy Twojego hasła. Link do ustawienia nowego hasła też zapisujemy tylko jako skrót i tylko na 60 minut.

Strona działa po HTTPS, a poczta wychodzi połączeniem szyfrowanym. Dostęp do danych w panelu jest podzielony na uprawnienia: nie każda osoba z zespołu widzi to samo.

17. Zmiany tej polityki

Gdy zmienimy treść, zmienimy też numer wersji i datę u góry strony. Wcześniejsze brzmienia zachowujemy. Jeśli kiedykolwiek zapytasz, na co dokładnie zgodziłeś się konkretnego dnia, odpowiedzią będzie zapisana wtedy treść zgody, a nie dzisiejszy tekst.

Ten dokument nie jest poradą prawną

Opisujemy w nim, co ten serwis naprawdę robi z danymi - punkt po punkcie, na podstawie tego, jak jest zbudowany. To nie jest porada prawna; jeśli potrzebujesz oceny własnej sytuacji, poradź się prawnika.

Jeśli coś w tym tekście nie zgadza się z tym, co widzisz na stronie, napisz na biuro@kasima.pl. Rozbieżność między dokumentem a działaniem serwisu traktujemy jak usterkę, a nie jak drobiazg.