Warunki świadczenia usług Kasimy

§ 1. Strony i zakres

1. Usługodawcą jest Kasima Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością, ul. Opawska 31/2A, 47-400 Racibórz, KRS 0000812900, NIP 6392018830, REGON 384816340, dalej „Kasima”.
2. „Klient” oznacza podmiot, który zamawia odpłatne usługi Kasimy.
3. Warunki obejmują w szczególności usługi marketingowe, strategiczne, kreatywne, technologiczne, WWW, e-commerce, automatyzacje, content, SEO, kampanie, konsultacje, szkolenia, zarządzanie marketingiem i prace dodatkowe.
4. Konkretna usługa jest określona w Ofercie/Zamówieniu: zaakceptowanej ofercie, formularzu zamówienia, kosztorysie, specyfikacji, statement of work albo innym dokumencie jednoznacznie opisującym zakres i wynagrodzenie.
5. Jeżeli Oferta/Zamówienie i te Warunki są sprzeczne, pierwszeństwo ma indywidualne postanowienie Oferty/Zamówienia, o ile zostało jednoznacznie zaakceptowane i nie narusza przepisów bezwzględnie obowiązujących.

§ 2. Kategorie Klientów

1. Konsument - osoba fizyczna zawierająca umowę w celu niezwiązanym bezpośrednio z jej działalnością gospodarczą lub zawodową.
2. Przedsiębiorca chroniony - osoba fizyczna zawierająca umowę bezpośrednio związaną z działalnością gospodarczą, gdy w zakresie wskazanym przez obowiązujące przepisy umowa nie ma dla niej charakteru zawodowego.
3. Klient profesjonalny B2B - przedsiębiorca albo inny podmiot, do którego w danym zakresie nie stosuje się ochrony konsumenckiej.
4. Jeżeli z treści umowy nie wynika, czy umowa ma charakter zawodowy dla osoby fizycznej prowadzącej działalność, może ona złożyć oświadczenie przewidziane przez aktualne przepisy. Kasima nie uzależnia zawarcia umowy od złożenia oświadczenia, jeżeli prawo na to nie pozwala.
5. Postanowienia ograniczające prawa Klienta nie stosują się w zakresie, w jakim bezwzględnie obowiązujące przepisy przyznają mu korzystniejszą ochronę.

§ 3. Zawarcie umowy

1. Umowa zostaje zawarta, gdy:
   1. strony ustalą co najmniej przedmiot świadczenia oraz wynagrodzenie albo sposób jego obliczenia; oraz
   2. Klient zaakceptuje Ofertę/Zamówienie w sposób przewidziany dla danego procesu.
2. Akceptacja może nastąpić m.in. w panelu, e-mailem, przez podpisanie dokumentu albo przez inne jednoznaczne oświadczenie.
3. Jeżeli oświadczenie w panelu ma skutek umowny, Kasima utrwala wersję dokumentu albo snapshot treści, datę i użytkownika składającego oświadczenie.
4. Osoba akceptująca w imieniu organizacji oświadcza przez dokonanie czynności, że jest uprawniona do jej reprezentowania albo ma odpowiednie umocowanie.
5. Samo wysłanie formularza kontaktowego, briefu albo rezerwacja bezpłatnego spotkania nie jest odpłatnym zamówieniem.

§ 4. Zawarcie umowy z Konsumentem na odległość

1. Przed związaniem Konsumenta umową Kasima przekazuje wymagane prawem informacje w jasny i zrozumiały sposób.
2. Jeżeli zamówienie elektroniczne powoduje obowiązek zapłaty, bezpośrednio przed jego złożeniem ekran pokazuje co najmniej:
   • główne cechy świadczenia;
   • łączną cenę brutto lub sposób jej obliczenia;
   • czas trwania umowy lub zasady jej zakończenia, jeżeli dotyczy;
   • minimalny okres zobowiązania, jeżeli dotyczy.
3. Funkcja kończąca zamówienie jest oznaczona „Zamówienie z obowiązkiem zapłaty” albo równoważnym jednoznacznym sformułowaniem.
4. Jeżeli wymóg z poprzedniego ustępu nie zostanie spełniony, skutek zawarcia umowy ocenia się zgodnie z przepisami ustawy o prawach konsumenta.
5. Po zawarciu umowy Kasima przekazuje Konsumentowi potwierdzenie na trwałym nośniku, np. e-mailem lub PDF.
6. Dodatkowe zasady odstąpienia znajdują się w dokumencie „Informacja konsumencka i prawo odstąpienia”.

§ 5. Zakres usługi

1. Zakres wynika wyłącznie z Oferty/Zamówienia i załączników, do których wyraźnie się odwołuje.
2. Element niewskazany w zakresie nie jest objęty ceną tylko dlatego, że może być funkcjonalnie powiązany z projektem.
3. Kasima może proponować rozwiązania alternatywne, jeżeli nie zmieniają uzgodnionego celu i jakości; istotna zmiana zakresu wymaga uzgodnienia z Klientem.
4. Jeżeli rezultat zależy od licencji, platform lub usług podmiotów trzecich, stosuje się również warunki tych dostawców.

§ 6. Współdziałanie Klienta

1. Klient przekazuje w uzgodnionym terminie prawdziwe, kompletne i legalnie pozyskane:
   • informacje;
   • materiały;
   • decyzje i akceptacje;
   • dostępy niezbędne do wykonania usługi.
2. Klient odpowiada za to, że ma prawo korzystać z przekazanych materiałów i danych oraz uprawnienie do zlecenia ich przetwarzania.
3. Nie należy przesyłać haseła, tokenu czy klucza API przez zwykłe pole opisowe, jeżeli Kasima udostępnia bezpieczniejszy kanał.
4. Opóźnienie Klienta, brak materiału albo brak decyzji może przesunąć termin o czas odpowiadający rzeczywistemu wpływowi na harmonogram. Kasima informuje o istotnym wpływie na termin.

§ 7. Harmonogram

1. Termin rozpoczęcia i wykonania wynika z Oferty/Zamówienia.
2. Termin może zostać odpowiednio przesunięty w razie:
   • opóźnienia Klienta;
   • zaakceptowanej zmiany zakresu;
   • siły wyższej;
   • awarii albo ograniczenia usługi podmiotu trzeciego, której nie można było rozsądnie uniknąć;
   • innej okoliczności wyraźnie uzgodnionej przez strony.
3. Kasima informuje Klienta o znanym istotnym ryzyku opóźnienia i proponuje zaktualizowany harmonogram.

§ 8. Zmiana zakresu

1. Poprawka to zmiana mieszcząca się w uzgodnionym celu, funkcjonalności, liczbie elementów i założeniach Oferty/Zamówienia.
2. Zmiana zakresu to w szczególności nowe wymaganie, funkcja, format, integracja, grupa materiałów, dodatkowa wersja lub zmiana założeń, która wpływa na czas, koszt albo harmonogram.
3. Zmiana zakresu wymaga akceptacji wpływu na koszt i termin przed rozpoczęciem dodatkowych prac.
4. Brak odpowiedzi Klienta nie jest akceptacją nowej odpłatnej zmiany zakresu.

§ 9. Poprawki i odbiór

1. Liczba rund poprawek i tryb odbioru wynikają z Oferty/Zamówienia.
2. Jeżeli nie uzgodniono liczby rund, Kasima wykonuje poprawki niezbędne do doprowadzenia rezultatu do zgodności z uzgodnionym zakresem; nowe preferencje lub zmiany zakresu są rozliczane oddzielnie.
3. Klient profesjonalny B2B zgłasza zastrzeżenia w terminie wyznaczonym w Ofercie/Zamówieniu lub panelu. Jeżeli rezultat jest utworem w rozumieniu prawa autorskiego, ustawowe reguły dotyczące przyjęcia utworu stosuje się z uwzględnieniem indywidualnych ustaleń stron.
4. Wobec Konsumenta i Przedsiębiorcy chronionego postanowienia o odbiorze nie ograniczają ustawowej odpowiedzialności za zgodność świadczenia z umową.

§ 10. Rozliczenie godzinowe i miesięczne

1. Jeżeli wynagrodzenie zależy od czasu pracy, sztuk lub innych mierzalnych pozycji, Kasima może prezentować w panelu miesięczne zestawienie.
2. Zestawienie zawiera dane pozwalające zrozumieć podstawę wynagrodzenia, w szczególności pozycje, czas lub ilość i właściwą stawkę.
3. Termin zgłoszenia zastrzeżeń jest wyraźnie pokazany w panelu i nie jest krótszy niż 3 dni od otwarcia okna decyzji. W aktualnym procesie termin przypada na przedostatni dzień miesiąca o godz. 22:00 czasu polskiego.
4. Klient może zaakceptować zestawienie albo zgłosić konkretne zastrzeżenie.
5. Wobec Klienta profesjonalnego B2B, jeżeli przed upływem terminu:
   • zestawienie zostało mu udostępnione;
   • miał realną możliwość zgłoszenia zastrzeżeń; oraz
   • otrzymał przypomnienie o terminie, brak zastrzeżeń oznacza potwierdzenie zestawienia do celów rozliczeniowych. Nie pozbawia to prawa do wykazania oczywistego błędu rachunkowego, błędnego przypisania pozycji albo innej niezgodności możliwej do obiektywnego zweryfikowania.
6. Wobec Konsumenta i Przedsiębiorcy chronionego brak reakcji nie jest odrębną akceptacją. System może zamknąć zestawienie technicznie, ale wynagrodzenie wynika wyłącznie z zawartej umowy i faktycznie spełnionego świadczenia, a ustawowe prawa pozostają nienaruszone.
7. Zamknięcie rozliczenia utrwala dane będące podstawą faktury. Ponowne otwarcie nie powinno usuwać historii poprzednich decyzji.

§ 11. Wynagrodzenie

1. Cena, stawki i sposób ich obliczania znajdują się w Ofercie/Zamówieniu.
2. O ile nie wskazano inaczej, ceny dla przedsiębiorców są podawane netto i powiększane o VAT według właściwej stawki, a ceny kierowane do Konsumenta są podawane jako łączna cena brutto.
3. Jeżeli cena nie może być rozsądnie obliczona z góry, Oferta/Zamówienie określa sposób jej obliczenia.
4. Dodatkowe prace są odpłatne tylko po ich zaakceptowaniu w sposób pozwalający ustalić cenę lub stawkę.

§ 12. Faktury i płatności

1. Kasima wystawia dokumenty sprzedażowe zgodnie z obowiązującymi przepisami.
2. Faktura może być:
   • udostępniona w panelu;
   • przesłana e-mailem jako PDF;
   • przekazana do KSeF, jeżeli wynika to z przepisów lub przyjętego procesu.
3. Do czasu uruchomienia odrębnej metody płatności podstawowym sposobem zapłaty jest przelew na rachunek wskazany na fakturze lub w panelu.
4. Jeżeli Kasima udostępni inną metodę płatności, informacja o niej będzie podana przed złożeniem zamówienia.
5. Termin płatności wynika z Oferty/Zamówienia lub faktury.
6. W transakcjach handlowych B2B Kasima może korzystać z ustawowych praw dotyczących odsetek za opóźnienie oraz rekompensaty kosztów odzyskiwania należności.

§ 13. Wstrzymanie prac

1. Wobec Klienta profesjonalnego B2B Kasima może, po uprzednim wezwaniu i wyznaczeniu odpowiedniego terminu, wstrzymać rozpoczęcie lub kontynuację prac, jeżeli wymagalna płatność pozostaje zaległa i opóźnienie utrudnia prawidłową realizację współpracy.
2. Wstrzymanie powinno być proporcjonalne i nie narusza praw bezwzględnie przysługujących Konsumentowi albo Przedsiębiorcy chronionemu.
3. Czas uzasadnionego wstrzymania może wpłynąć na harmonogram.

§ 14. Podwykonawcy

1. Kasima może korzystać z pracowników, współpracowników i podwykonawców w zakresie potrzebnym do wykonania umowy.
2. Kasima odpowiada za osoby, którymi posługuje się przy wykonaniu zobowiązania, na zasadach wynikających z prawa i umowy.
3. Jeżeli Kasima przetwarza dane osobowe w imieniu Klienta jako procesor, zasady podpowierzenia określa Umowa powierzenia danych.

§ 15. Prawa autorskie - zasada domyślna

1. Jeżeli rezultat stanowi utwór i Oferta/Zamówienie nie przewiduje ważnego przeniesienia autorskich praw majątkowych, po zapłacie pełnego wynagrodzenia Kasima udziela Klientowi niewyłącznej, bezterminowej i terytorialnie nieograniczonej licencji do korzystania z finalnego rezultatu w zakresie uzasadnionym celem projektu.
2. Licencja obejmuje znane w chwili zawarcia umowy pola eksploatacji odpowiednie dla rodzaju rezultatu, w szczególności:
   • utrwalanie i zwielokrotnianie dowolną techniką cyfrową i drukarską;
   • wprowadzanie do pamięci urządzeń i systemów;
   • publiczne wyświetlanie, odtwarzanie i prezentowanie;
   • publikowanie w Internecie, serwisach społecznościowych, intranetach i aplikacjach;
   • wprowadzanie do obrotu egzemplarzy, jeżeli rezultat ma postać materialną;
   • wykorzystywanie w reklamie, sprzedaży, PR i komunikacji wewnętrznej;
   • dokonywanie zmian, tłumaczeń, adaptacji i opracowań w zakresie potrzebnym do korzystania z rezultatu oraz korzystanie z tak powstałych opracowań, o ile prawa osób trzecich nie stanowią inaczej.
3. Klient może umożliwiać korzystanie z rezultatu podmiotom, które działają na jego rzecz - np. pracownikom, agencjom, drukarniom, dostawcom IT - w zakresie potrzebnym do wykonywania działań Klienta.
4. Licencja nie obejmuje:
   • narzędzi, bibliotek, szablonów, metod, know-how i elementów Kasimy istniejących przed projektem;
   • elementów open-source;
   • stocków, fontów, wtyczek, motywów, platform i innych materiałów osób trzecich, które podlegają ich własnym licencjom.
5. W zakresie elementów osób trzecich Klient otrzymuje prawa tylko w takim zakresie, w jakim pozwalają na to warunki właściwej licencji.

§ 16. Przeniesienie praw autorskich i licencja wyłączna

1. Jeżeli strony chcą przenieść autorskie prawa majątkowe albo udzielić licencji wyłącznej w zakresie wymagającym formy pisemnej, zawierają odrębne postanowienie lub dokument spełniający ustawową formę i wyraźnie wymieniający pola eksploatacji.
2. Zwykłe kliknięcie w panelu nie jest wykorzystywane do zastępowania formy pisemnej zastrzeżonej pod rygorem nieważności dla przeniesienia autorskich praw majątkowych.
3. Jeżeli dokument jest podpisywany elektronicznie w celu zachowania formy pisemnej, stosuje się kwalifikowany podpis elektroniczny albo inną formę, którą przepisy zrównują z formą pisemną dla danego oświadczenia.
4. Autorskie prawa osobiste pozostają przy twórcy w zakresie, w jakim nie podlegają zrzeczeniu lub zbyciu.

§ 17. Portfolio

1. Wobec Klienta profesjonalnego B2B, po publicznym uruchomieniu projektu Kasima może informować, że wykonywała dany projekt, używać nazwy i znaku Klienta wyłącznie identyfikacyjnie oraz prezentować publicznie te elementy finalnego rezultatu, które Klient sam upublicznił, w celu portfolio i referencji.
2. Kasima nie ujawnia w portfolio informacji poufnych, niepublicznych danych, wyników zastrzeżonych ani materiałów objętych tajemnicą.
3. Klient może przed zawarciem zamówienia wyłączyć prawo portfolio albo później zgłosić uzasadnioną potrzebę ograniczenia publikacji; strony uwzględnią ją w rozsądnym zakresie.
4. Postanowienia tego paragrafu nie dotyczą wykorzystania wizerunku osoby fizycznej bez właściwej podstawy.

§ 18. Poufność

1. Strona otrzymująca niepubliczne informacje drugiej strony wykorzystuje je wyłącznie do wykonania współpracy i chroni przed dostępem osób nieuprawnionych.
2. Poufność nie obejmuje informacji:
   • publicznie dostępnych bez naruszenia umowy;
   • legalnie posiadanych przed ujawnieniem;
   • otrzymanych legalnie od osoby trzeciej;
   • których ujawnienie jest wymagane prawem.
3. Obowiązek trwa przez czas, w którym informacja ma poufny charakter, a tajemnica przedsiębiorstwa - tak długo, jak spełnia ustawowe przesłanki ochrony.

§ 19. Dane osobowe klienta

1. Jeżeli każda strona przetwarza dane swoich przedstawicieli i osób kontaktowych dla własnych celów związanych z umową, każda działa jako odrębny administrator.
2. Jeżeli Kasima przetwarza dane osobowe w imieniu Klienta i według jego udokumentowanych instrukcji, zastosowanie ma Umowa powierzenia danych.

§ 20. Odpowiedzialność

1. Każda strona odpowiada na zasadach wynikających z prawa i umowy.
2. Wobec Konsumenta i Przedsiębiorcy chronionego nie stosuje się żadnego postanowienia, które wyłączałoby albo ograniczało odpowiedzialność w sposób niedozwolony.
3. Wobec Klienta profesjonalnego B2B:
   • Kasima odpowiada za szkodę pozostającą w normalnym związku przyczynowym z niewykonaniem lub nienależytym wykonaniem umowy;
   • nie odpowiada za skutek decyzji biznesowej Klienta podjętej wyłącznie na podstawie prognozy, estymacji albo wyniku kampanii, jeśli Kasima nie udzieliła wyraźnej gwarancji osiągnięcia konkretnego rezultatu;
   • nie odpowiada za przerwę lub zmianę działania zewnętrznego systemu, której nie mogła kontrolować, lecz podejmuje rozsądne działania ograniczające skutki.
4. Żadne postanowienie nie wyłącza odpowiedzialności, której zgodnie z prawem nie można wyłączyć lub ograniczyć.

§ 21. Reklamacje

1. Reklamacje można złożyć na biuro@kasima.pl albo adres siedziby.
2. Zgłoszenie powinno opisywać problem i oczekiwany sposób rozwiązania.
3. Reklamację Konsumenta Kasima rozpatruje w terminie 14 dni od jej otrzymania, chyba że przepis szczególny przewiduje inny termin. Odpowiedź jest przekazywana na papierze lub innym trwałym nośniku.
4. Brak odpowiedzi na reklamację Konsumenta w ustawowym terminie wywołuje skutek przewidziany w prawie.

§ 22. Odstąpienie przez Konsumenta

1. Konsument zawierający umowę na odległość ma ustawowe prawo odstąpienia, chyba że wystąpi ustawowy wyjątek.
2. Szczegółowe pouczenie i formularz znajdują się w dokumencie „Informacja konsumencka i prawo odstąpienia”.
3. Kasima nie rozpoczyna odpłatnej usługi przed upływem ustawowego terminu odstąpienia, chyba że Konsument złoży wymagane, odrębne żądanie wcześniejszego rozpoczęcia świadczenia i otrzyma wymagane informacje.
4. Jeżeli usługa zostanie w pełni wykonana w warunkach przewidzianych art. 38 ustawy o prawach konsumenta, prawo odstąpienia może wygasnąć.

§ 23. Czas trwania i rozwiązanie

1. Umowa jednorazowa trwa do wykonania i rozliczenia zamówionego świadczenia.
2. Umowa cykliczna albo stała trwa przez okres wskazany w Ofercie/Zamówieniu.
3. Jeżeli umowa została zawarta na czas nieoznaczony i Oferta/Zamówienie nie stanowi inaczej, każda strona może wypowiedzieć ją z miesięcznym okresem wypowiedzenia ze skutkiem na koniec miesiąca kalendarzowego.
4. Uprawnienie do rozwiązania umowy ze skutkiem natychmiastowym z ważnej przyczyny pozostaje zgodne z przepisami i indywidualną umową.
5. Rozwiązanie nie zwalnia z zapłaty za prawidłowo wykonane do tego czasu świadczenia.

§ 24. Siła wyższa

Strona nie ponosi odpowiedzialności za niewykonanie spowodowane zdarzeniem zewnętrznym, nadzwyczajnym i niemożliwym do rozsądnego przewidzenia lub uniknięcia, w zakresie w jakim zdarzenie faktycznie uniemożliwia wykonanie obowiązku. Strona niezwłocznie informuje drugą stronę i podejmuje rozsądne działania ograniczające skutki.

§ 25. Zmiana Warunków

1. Nowa wersja Warunków stosuje się do zamówień zawartych po jej wejściu w życie.
2. Do trwającej umowy stałej istotna zmiana może wejść w życie po uprzednim poinformowaniu Klienta na trwałym nośniku i zapewnieniu prawa zakończenia umowy, jeżeli zmiana nie wynika wyłącznie z prawa albo nie jest korzystna dla Klienta.
3. Zmiana nie działa wstecz na już nabyte prawa, zaakceptowane wynagrodzenie i naliczone świadczenia.

§ 26. Prawo właściwe i spory

1. Stosuje się prawo polskie.
2. Wobec Konsumenta wybór prawa nie pozbawia ochrony wynikającej z bezwzględnych przepisów właściwych dla jego miejsca zwykłego pobytu.
3. Spory rozstrzyga sąd właściwy według przepisów. Uzgodnienie właściwości sądu w relacji B2B jest możliwe tylko w zakresie dopuszczalnym prawem i wyraźnie przewidzianym w indywidualnej umowie.
4. Konsument może skorzystać z pomocy rzecznika konsumentów i dostępnych ustawowo procedur ADR.
5. Platforma ODR Unii Europejskiej nie jest wskazywana, ponieważ została zlikwidowana.

§ 27. Wejście w życie

Warunki w wersji 1.0 obowiązują od 4 września 2026 r.