Co musi być w briefie, zanim ktoś zacznie robić Ci stronę

Brief nie chroni wykonawcy. Chroni przede wszystkim Ciebie

Zacznijmy od rzeczy, którą łatwo odwrócić do góry nogami.

Wielu ludzi czyta brief jako papier firmy, która się asekuruje. Coś, co trzeba wypełnić, żeby dostać wycenę.

Jest odwrotnie. Bez spisanej listy to Ty płacisz za cudze zgadywanie. Wykonawca zgaduje, co miałeś na myśli, wycenia to na oko i buduje po swojemu. Jeśli trafi obok, poprawki są dodatkową pracą i rachunek rośnie.

U nas stoi to na stronie oferty jednym zdaniem: większość kłopotów z wdrożeniami nie bierze się z techniki, tylko z niedogadanego zakresu.

Pomyśl o tym jak o budowie domu. Nikt nie zaczyna kopać, mając w ręku zdanie „chcę taki dom jak sąsiad”. Najpierw jest rysunek i lista tego, co w środku.

Strona jest o tyle podstępna, że wygląda na prostą. Każdy widział tysiąc stron, więc każdy czuje, że wie, o co chodzi. A potem wychodzi, że jedna osoba myślała o pięciu podstronach, a druga o dwudziestu.

Jest w tym jeszcze jedna korzyść, o której mało kto myśli. Spisany zakres pozwala porównać dwie oferty. Bez niego dostajesz dwie kwoty za dwie różne rzeczy i wybierasz tańszą, nie wiedząc, czego w niej nie ma.

Widać to najlepiej po pytaniach. Firma, która pyta dużo i szczegółowo, nie utrudnia. Ona po prostu nie chce zgadywać. Firma, która od razu podaje kwotę po jednym mailu, zgaduje - i wliczyła sobie ten margines w cenę.

Stąd prosta zasada. Im więcej ustalicie na papierze, tym mniej zostanie do kłótni później.

Zakres to nie technologia. To cztery listy i jedno wyliczenie

Ludzie pytają zwykle o technikę: na czym to będzie postawione, jaki system. To ważne, ale to nie jest zakres.

Zakres w naszym rozumieniu składa się z czterech rzeczy spisanych przed startem. Lista podstron. Lista tego, co strona ma umieć. Spis połączeń z innymi programami. I dopiero na końcu to, na czym całość postawimy.

Jest jeszcze piąta pozycja, najważniejsza i najczęściej pomijana. To spis tego, czego w zakresie NIE MA i co będzie osobną pracą.

Ta piąta pozycja ratuje więcej projektów niż cztery poprzednie razem wzięte. Bo spór nigdy nie idzie o to, co jest na liście. Idzie zawsze o to, co ktoś zakładał, że będzie, choć nikt tego nie zapisał.

U nas ten dokument akceptujesz przed startem wdrożenia. To znaczy, że jest jeden moment, w którym można powiedzieć „chwila, brakuje tu czegoś” - i jest to moment, w którym nic to jeszcze nie kosztuje.

Przykład z naszej strony oferty jest dosadny: chodzi o to, żeby nikt nie odkrył w połowie projektu, że miał być jeszcze konfigurator.

Warto wiedzieć, jak taka lista rośnie w praktyce. Nie od razu. Najpierw jest szkic, potem rozmowa, w której padają pytania o rzeczy, o których nie pomyślałeś. Dopiero z tego robi się dokument.

Typowe rzeczy, które wypadają dopiero przy tej rozmowie? Strona z regulaminem i zgody pod formularzem. Przekierowania ze starych adresów. Wersja w obcym języku. Karta jednego produktu, który zachowuje się inaczej niż reszta.

Żadna z nich nie jest wielka. Każda z nich potrafi urosnąć, gdy odkryje się ją w trakcie i trzeba przerabiać to, co już stoi.

Zwróć uwagę, że to działa w obie strony. Ty wiesz, co dostajesz. Wykonawca wie, co buduje. Nikt nie ma pola do udawania zdziwienia.

Pytanie, od którego zależy każda następna decyzja

Jest jedno pytanie, które trzeba mieć odpowiedziane, zanim ktokolwiek narysuje pierwszy ekran.

Co ta strona ma realnie robić.

Brzmi banalnie, dopóki nie spróbujesz odpowiedzieć jednym zdaniem. My rozkładamy to zwykle na trzy możliwe zadania: zbierać zapytania, sprzedawać albo budować wiarygodność przed spotkaniem.

To są trzy różne strony. Strona, która ma zbierać zapytania, prowadzi wszystko do formularza i telefonu. Strona, która ma sprzedawać, prowadzi do koszyka. Strona, która ma budować wiarygodność, pokazuje ludzi, prace i sposób pracy.

Da się połączyć dwa zadania, ale trzeba wiedzieć, które jest pierwsze. Bo przy każdym wyborze układu ktoś musi rozstrzygnąć, co jest ważniejsze.

Bez tej odpowiedzi każda decyzja przy projekcie jest zgadywanką. Tak to nazywamy u siebie i tak to wygląda w praktyce.

Sprawdź to na sobie w trzydzieści sekund. Powiedz na głos, co ma się stać, gdy ktoś wejdzie na Twoją stronę. Jeśli odpowiedź brzmi „no, żeby zobaczył, czym się zajmujemy”, to jeszcze nie jest zadanie. To jest opis tapety.

Z tej jednej odpowiedzi wynika potem cała reszta. Co ma być na górze pierwszego ekranu. Czy ceny widać od razu, czy dopiero po kontakcie. Czy telefon widać na każdej podstronie, czy dopiero w stopce.

Dobrze jest też wiedzieć, do kogo mówicie. Nie w kategoriach wieku i płci, tylko po ludzku: czy ten ktoś wie już, czego chce, czy dopiero szuka. To dwie zupełnie różne strony.

Ktoś, kto wie, czego chce, szuka ceny, terminu i dowodu, że umiecie. Ktoś, kto dopiero szuka, potrzebuje najpierw zrozumieć, na czym polega problem. Postawcie te dwa teksty obok siebie, a zobaczycie, że nie da się napisać jednego dla obu.

Kwadrans: siedem rzeczy do spisania przed pierwszą rozmową

Nie potrzebujesz do tego wykonawcy ani gotowego formularza. Wystarczy kartka.

Nie chodzi o to, żeby wypełnić wszystko idealnie. Chodzi o to, żebyś wszedł na rozmowę z konkretami zamiast z wrażeniami.

Im więcej z tej listy masz, tym krótsza i tańsza będzie droga do wyceny.

Zrób to sam, zanim ktokolwiek Ci pomoże. Nie dlatego, że pomoc jest zła, tylko dlatego, że na tym etapie chodzi o Twoje decyzje, a nie o cudzą wprawę.

Dwa punkty z tej listy sprawiają najwięcej kłopotu i warto wiedzieć o tym z góry.

Nie są to punkty techniczne. Oba dotyczą ludzi i oba leżą po Twojej stronie, więc nikt z zewnątrz ich za Ciebie nie rozwiąże.

Pierwszy to teksty. Prawie każdy zakłada, że napisze je sam, bo przecież zna swoją firmę najlepiej. To prawda i to nie pomaga. Znasz ją tak dobrze, że trudno Ci napisać prosto. Do tego siadasz do tego wieczorem, po pracy, i tak się to odkłada.

Jeśli widzisz, że tak będzie, powiedz to od razu. Da się to zlecić i da się to zrobić razem. Nie da się tylko udawać, że teksty pojawią się same.

Drugi kłopot to ostatnie zdanie. Gdy decyduje trzech wspólników, każda zmiana czeka na trzy zdania i wraca z trzema różnymi. Nie chodzi o to, żeby ktoś stracił głos. Chodzi o to, żeby jedna osoba zbierała te głosy i mówiła jednym.

• Jedno zdanie o tym, co ma się wydarzyć po wejściu na stronę. Nie o tym, jak ma wyglądać.
• Nazwy podstron, wypisane w pionie. Nie ich liczba, tylko nazwy.
• Lista tego, co strona ma umieć poza pokazywaniem treści: formularz, zapis na listę mailową, kalendarz, logowanie, koszyk.
• Spis programów, z którymi ma się dogadać: program do faktur, magazyn, poczta, płatności.
• Kto pisze teksty i kto daje zdjęcia. Z imieniem i terminem, bo to jest najczęstszy powód opóźnień.
• Trzy strony, które Ci się podobają, i przy każdej JEDNO zdanie, co konkretnie się podoba.
• Kto po Waszej stronie mówi ostatnie zdanie. Jedna osoba. Projekty z trzema decydentami stoją najdłużej.

Czego w briefie ustalić się nie da

Teraz część, której nie usłyszysz od kogoś, kto chce szybko domknąć sprzedaż.

Terminu nie podamy przed ustaleniem listy podstron i funkcji. To nie jest wykręt, tylko arytmetyka. Bez listy każda data jest liczbą wyssaną z palca, a Ty i tak zapamiętasz ją jako obietnicę.

Co naprawdę decyduje o tempie? Nie liczba podstron, tylko to, jak szybko trafiają do wykonawcy teksty, zdjęcia i zgody. Projekt czekający na opis oferty stoi tyle, ile trwa jego napisanie.

Nie znajdziesz tu też widełek cenowych. Nie dlatego, że to tajemnica, tylko dlatego, że liczba bez zakresu nic nie znaczy i tylko wprowadza w błąd.

Ta sama uwaga dotyczy poprawek. Nie da się z góry wiedzieć, ile ich będzie. Da się za to ustalić, ile ich jest w cenie i co dzieje się dalej. To pytanie warto zadać przed podpisem, nie po.

Trzecia rzecz. Nowa strona sama z siebie nie podniesie Ci pozycji w Google ani sprzedaży. Można zrobić porządny fundament i to robimy, ale wyniki to osobna, dłuższa praca. Nie wierz nikomu, kto obiecuje inaczej.

I czwarta, najbardziej wbrew nam. Bardzo często nie potrzebujesz nowej strony. Przegląd tego, co masz, pokazuje zwykle, czy kłopot siedzi w kilku rzeczach do naprawienia, czy w fundamencie, którego nie da się sensownie łatać.

Nie znajdziesz tu wreszcie gotowego wzoru do wypełnienia. Każda firma sprzedaje inaczej i pyta o co innego. Lista niżej jest punktem wyjścia, nie drukiem do podpisu.

Prowadzimy agencję w Raciborzu i pracujemy w całej Polsce. W mniejszych firmach z naszego regionu ta rozmowa kończy się zaskakująco często tak samo. Nie trzeba nowej strony. Trzeba trzech poprawek i kogoś, kto wreszcie napisze teksty.

Skąd to wiemy

Wszystko powyżej pochodzi z naszej własnej, jawnej strony oferty. Adres jest pod tekstem i możesz go otworzyć.

Stamtąd pochodzi zdanie o tym, że kłopoty biorą się z niedogadanego zakresu, a nie z techniki. Stamtąd też skład zakresu: lista podstron, lista funkcji, połączenia z programami i to, na czym stoi, wraz ze spisem tego, co do zakresu nie należy. Trzy zadania strony - zapytania, sprzedaż i wiarygodność - też są nasze i tak je zapisujemy.

Zdanie o terminach jest cytatem z naszej własnej odpowiedzi na to pytanie. Podobnie zdanie o tym, że nowa strona nie podnosi sama z siebie pozycji i sprzedaży, oraz to, że często wystarczy poprawić istniejącą.

Czego tu nie ma i dlaczego. Nie pada żaden termin ani żadna kwota. Nie pada też nazwa klienta, bo tekst opisuje sposób pracy, a nie konkretną realizację. Siedmiopunktowa lista do spisania na kartce to nasza praktyka z rozmów, nie cytat z dokumentu - i tak proszę ją czytać.